Qualquer tipo de falha nas exigências dos processos burocráticos do comércio exterior causa uma série de prejuízos. É o caso das chamadas multas na exportação que podem surgir por questões simples, como omitir informações, erros na emissão da nota fiscal e preenchimento inadequado de documentos.
Apesar de serem frequentemente citadas como multas, o termo correto no setor é penalidades legais que geram custos extras e comprometem a imagem da empresa no mercado. Pensando nisso, preparamos este artigo com 6 dicas para te ajudar a evitar este tipo de problema.
Siga com a leitura!
1. Tenha atenção ao deadline
Diferente do que acontece com outros setores, este tipo de penalidade não tem a mesma configuração de uma multa de trânsito, por exemplo. Aqui, as penalidades são geradas a partir do não cumprimento das normas presentes na tabela da Receita Federal. Além disso, existe uma série de custos extras relacionados à perda de deadline com companhias marítimas, perda de data de embarque, custos de armazenagem, custos de alteração de documentos, entre outros.
Como um documento guia o outro nos procedimentos, caso uma informação esteja incorreta, ela cria um verdadeiro efeito dominó que compromete os resultados nos processos burocráticos, principalmente, na importação.
Já na exportação, existe bastante incentivo do país para impulsionar as vendas no comércio exterior. Dessa forma, as etapas se tornam mais simplificadas quando comparadas às questões da importação. Entretanto, algumas penalidades são bem rigorosas, como o valor de R$500,00 por ausência de romaneio (packing-list).
2. Seja rigoroso com a legibilidade das informações
Pode até parecer uma questão simples em um primeiro momento, mas o acúmulo de tarefas e a complexidade do processo de exportação faz com que penalidades nas exportações aconteçam, muitas vezes, por falta de informações ou até mesmo de legibilidade delas.
Entre os principais exemplos, podemos citar os termos técnicos que são extremamente importantes nas negociações e é preciso conhecê-los com o objetivo de não gerar ambiguidades no setor, falhas nas operações e desencontros.
O Shipping Instruction também merece ser citado porque é deixado de lado frequentemente. Ele consiste em preencher um documento com dados do embarque e também na documentação do processo. A partir disso, acontece uma padronização para facilitar o trabalho em outras dinâmicas futuras.
3. Adote corretamente o compliance
O primeiro passo para evitar as temidas penalidades na exportação é trabalhar de acordo com o famoso compliance. Se trata do conjunto de normas e procedimentos internos da própria empresa que são pensados estrategicamente para direcionar o trabalho.
Vale destacar que em tradução literal compliance representa “conformidade”. O que, neste contexto, tem relação direta com um olhar mais amplo aos detalhes das leis do comércio exterior, regulamentações de atuações e uma série de processos cambiais.
4. Conheça bem a legislação para evitar penalidades na exportação
Conhecer a legislação é parte fundamental na hora de criar um eficiente sistema de atuação contra penalidades ou multas na exportação que trazem prejuízos financeiros em longo prazo. Isso é possível por meio da consulta ao Regulamento Aduaneiro, das Instruções Normativas e de outras legislações importantes para o funcionamento da empresa.
5. Use tecnologias disponíveis
Se você atua com comércio exterior e não acompanha os avanços tecnológicos do mercado, certamente, enfrenta uma série de desafios. Na prática, a tecnologia é um excelente investimento para otimizar os serviços internos e eliminar custos desnecessários nos processos ou simplesmente eliminar falhas.
Outros pontos em alta nesta questão é a Inteligência Artificial. Tendência cada vez mais presente em todos os tipos de mercados, ela consegue analisar erros de digitação, conferir diferentes informações nas mercadorias, acessar dados em tempo real, fazer pesquisas rápidas e garantir a agilidade do serviço de modo geral.
6. Procure por ajuda especializada
Com tantas minúcias envolvidas no comércio exterior, os impactos da penalidades aduaneiras acabam sendo sentidos algumas vezes apenas quando causam prejuízos financeiros e comprometem a empresa no mercado. Para impedir que este problema se torne uma bola de neve, é importante contar com ajuda especializada.
Procure por uma equipe experiente nos trâmites de exportação que conheça todos os detalhes do processo burocrático e prático para calcular bem os custos envolvidos. Com isso, é possível trazer soluções inteligentes ao modo de trabalho, se destacar da concorrência e cumprir prazos.
Agora ficou claro quais dicas colocar em prática para evitar multas na exportação e calcular bem os custos com as penalidades. O diferencial, em uma situação como essa, é criar um processo padronizado com o auxílio de uma empresa referência em exportação para concentrar nas necessidades de seus clientes. Como resultado, as etapas burocráticas serão resolvidas rapidamente e as negociações terão mais valor agregado.
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